Jak zdobyć dotację – unikaj tych błędów

Polsce obecnie trwają nabory wniosków o wsparcie z funduszy unijnych w ramach nowej perspektywy na lata 2021 – 2027. Ogromnym zainteresowaniem cieszą się konkursy na bezzwrotne dotacje. Jak skutecznie, bez popełniania błędów je zdobywać?

NOWE SZANSE NA ZDOBYCIE DOTACJI

Warto zaznaczyć, że Polska ma teraz do dyspozycji imponującą kwotę przekraczającą 76 miliardów euro, przeznaczoną na różnego rodzaju projekty. Nowe rozdanie funduszy unijnych to ogromna szansa dla ambitnych przedsiębiorców na rozwój pod warunkiem, że będą aplikować o dofinansowania.

Środki w tej perspektywie pochodzą z:

• Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego,
• Europejski Fundusz Społeczny+,
• Fundusz Spójności,
• Europejski Fundusz Morski, Rybacki i Akwakultury,
• Fundusz na rzecz Sprawiedliwej Transformacji.

Jednak, aby zdobyć dotację na realizację zgłaszanego projektu, niezbędne jest odpowiednie jego zaplanowanie, opracowanie, zrealizowanie i rozliczenie. Proces pozyskiwania środków z funduszy unijnych wymaga starannego przygotowania i przestrzegania wytycznych określonych w konkursach.

JAKICH BŁĘDÓW UNIKAĆ PISZĄC WNIOSEK O DOTACJĘ

Przygotowanie projektu do ubiegania się o wsparcie z funduszy unijnych to kluczowy etap, który wymaga szczególnej uwagi i staranności. Unikanie pewnych błędów może znacząco zwiększyć szanse na uzyskanie dotacji. Poniżej lista najczęstszych błędów, których warto unikać na etapie przygotowania projektu:

1. Brak precyzyjnego planu projektu: Niejasne cele, nieokreślone zadania czy brak konkretnego harmonogramu mogą skutkować odrzuceniem projektu. Ważne jest, aby przedstawione działania były klarowne, realistyczne i możliwe do zrealizowania w określonym czasie. Warto zacząć od opracowania koncepcji przedsięwzięcia. Duże, złożone, interdyscyplinarne projekty zwykle poprzedzone są analizą możliwości i warunków realizacji danego przedsięwzięcia.
2. Niedostateczne zrozumienie wymagań konkursowych: Brak pełnego zrozumienia wymagań określonych w ogłoszeniu konkursowym może prowadzić do niewłaściwego przygotowania dokumentacji. Należy dokładnie przeczytać i zrozumieć warunki oraz kryteria, aby dostosować projekt do oczekiwań instytucji organizującej konkurs.
3. Nieodpowiednie przypisanie kosztów: Błędy w kalkulacji budżetu, nieuzasadnione koszty lub brak związku między kosztami a celami projektu mogą wpłynąć na ocenę i skutkować odrzuceniem wniosku. Staranność przy przygotowywaniu budżetu jest kluczowa.
4. Nieuwzględnienie zrównoważonego rozwoju: Projekty zgłaszane do dofinansowania powinny uwzględniać aspekty zrównoważonego rozwoju, a nieuwzględnienie ich może negatywnie wpłynąć na ocenę projektu. Warto pokazać, w jaki sposób planowane działania wpisują się w cele zrównoważonego rozwoju.
5. Niewłaściwa dokumentacja: Niekompletne lub nieprawidłowo wypełnione formularze aplikacyjne mogą prowadzić do odrzucenia projektu. Wszystkie dokumenty powinny być wypełnione zgodnie z wymaganiami i dostarczone w terminie. Częstym powodem błędów są problemy z obsługą systemów informatycznych, które są obowiązkowym narzędziem do składania wniosków o dotacje.
6. Brak konsultacji z ekspertami: Przygotowując projekt, warto skorzystać z pomocy specjalistów, np. ekspertów ds. funduszy unijnych, którzy mogą wskazać na potencjalne błędy i udzielić cennych wskazówek.
7. Niedostateczna analiza ryzyka: Ignorowanie analizy potencjalnych ryzyk projektu cząstko wynika z tego, że wniosek aplikacyjny nie wymaga wypełnienia sekcji pn. „analiza ryzyka” w formularzu. Dlatego wnioskodawcy pomijają ten etap, traktując go jako zbędny. Mimo to, ważne jest, aby przygotować plan zarządzania ryzykiem i wskazać, jakie kroki zostaną podjęte w przypadku ich wystąpienia.

Warto poświęcić czas na

• Identyfikację ryzyka: Dokładne zidentyfikowanie potencjalnych zagrożeń dla projektu. Mogą to być czynniki zewnętrzne, takie jak zmiany w regulacjach czy sytuacje rynkowe, jak i czynniki wewnętrzne, np. problemy z zasobami ludzkimi czy technicznymi.
• Ocenę ryzyka: Określenie wpływu każdego zidentyfikowanego ryzyka na projekt oraz prawdopodobieństwa jego wystąpienia. Warto priorytetyzować ryzyka, koncentrując się na tych, które mają największy potencjał wpływu.
• Planowanie działań zaradczych: Przygotowanie konkretnych działań i strategii, które pomogą zminimalizować lub zniwelować wpływ identyfikowanych ryzyk. To również określenie, kto będzie odpowiedzialny za ich monitorowanie i wdrożenie.
• Monitorowanie i aktualizacja: Systematyczne śledzenie sytuacji, monitorowanie poziomu ryzyka i dostosowywanie planu zarządzania ryzykiem w miarę potrzeb. To elastyczne podejście pozwoli zareagować na zmieniające się warunki i sytuacje.

Wskazanie konkretnych kroków, jakie zostaną podjęte w przypadku wystąpienia ryzyka, nie tylko zwiększa transparentność planu, ale również daje pewność, że zespół projektowy jest przygotowany do radzenia sobie z ewentualnymi trudnościami. W ten sposób projekt staje się bardziej odporny na nieprzewidziane wyzwania, co przekłada się na jego skuteczność i powodzenie.

WAŻNE!

Zacznij przygotowanie wniosku o dotację odpowiednio wcześniej.

Zwiększysz wtedy szanse na dotację.

OCENA WNIOSKU O DOTACJĘ – UNIKAJ TYCH BŁĘDÓW

Wniosek o dotację z Funduszy Europejskich to „wizytówka” planowanego przedsięwzięcia. Eksperci branżowi oceniający projekt opierają się na dostarczonych treściach i dokumentach i dokładnie analizują przedstawione projekty, oceniając ich wartość i zgodność z kryteriami konkursowymi. Dlatego im staranniej przygotowany jest wniosek tym wyższą ocenę punktową zdobędzie.

Poniżej lista często występujących błędów, których warto unikać w trakcie przygotowywania wniosku o dofinansowanie:

1. Niejasna koncepcja projektu: Brak klarownej i spójnej koncepcji projektu może sprawić, że recenzenci nie zrozumieją celów i planowanych działań. Warto przedstawić projekt w sposób przejrzysty i zwięzły, opisując główne cele oraz korzyści, jakie przyniesie.
2. Niezgodność z celami konkursu: Wnioskując o dofinansowanie, należy w pełni dostosować projekt do celów ogłoszonego konkursu. Warto dokładnie przeczytać dokumentację konkursową i upewnić się, że projekt w pełni odpowiada postawionym wymaganiom.
3. Nieprecyzyjny budżet: Błędy w kalkulacji budżetu, niedostateczna argumentacja kosztów czy brak zgodności z wytycznymi konkursowymi mogą prowadzić do negatywnej oceny. Staranność i przejrzystość w przedstawianiu kosztów projektu są kluczowe.
4. Brak spójności w dokumentacji: Wnioski o dofinansowanie często składają się z różnych dokumentów. Brak spójności między nimi, sprzeczne informacje czy niekompletne załączniki mogą wpłynąć na ocenę wniosku. Warto zadbać o jednolitą prezentację dokumentów i ich zgodność.
5. Brak skoncentrowania na wynikach i efektach: Koncentracja wyłącznie na opisie działań bez jasnego ukierunkowania na mierzalne cele i efekty może obniżyć ocenę wniosku. Recenzenci zwykle poszukują projektów, które przyniosą konkretne i zauważalne rezultaty.
6. Niewłaściwa analiza ryzyka: Pominięcie analizy ryzyka w przedstawionym projekcie może wskazywać na brak świadomości potencjalnych trudności. Ważne jest, aby zidentyfikować potencjalne zagrożenia i przedstawić plan zarządzania nimi.
7. Zbyt obszerna lub zbyt lakoniczna dokumentacja: Wniosek powinien być wystarczająco szczegółowy, aby recenzenci mogli dokładnie ocenić projekt, ale jednocześnie nie powinien być zbyt rozbudowany. Staranność w przedstawianiu informacji oraz dostosowanie do wymagań konkursowych są kluczowe.
8. Brak wsparcia ekspertów: Warto skorzystać z wsparcia specjalistów, np. ekspertów ds. funduszy unijnych, podczas przygotowywania wniosku. Uniknięcie błędów merytorycznych oraz zwiększenie profesjonalizmu dokumentacji mogą zwiększyć szanse na pozytywną ocenę.

W trakcie oceny wnioskodawca ma możliwość wniesienia poprawek do wniosku pod warunkiem, że taką sytuację dopuszczają zapisy regulaminu naboru. Korekta lub uzupełnienie odbywa się wyłącznie na wezwanie instytucji.

WAŻNE!

Ocena wniosków opiera się na dostarczonych dokumentach i danych.

Jest uzależniona od tego, jak starannie je przygotujemy

 

 REALIZACJA PROJEKTU – UNIKAJ TYCH BŁĘDÓW   

Na etapie realizacji projektu mogą wystąpić różnorodne wyzwania i błędy, które wpływają na skuteczność działań oraz osiągnięcie zamierzonych celów. Oto kilka potencjalnych błędów, które warto unikać w trakcie realizacji projektu:

1. Brak odpowiednich środków finansowych ze względu na niedoszacowanie budżetu: Niedoszacowanie budżetu to kolejny potencjalny błąd, który może wystąpić na etapie realizacji projektu. Nieprawidłowe oszacowanie kosztów może prowadzić do sytuacji, w której dostępne środki finansowe okazują się niewystarczające do pokrycia wszystkich planowanych wydatków. Taka sytuacja może znacząco utrudnić lub opóźnić realizację projektu oraz negatywnie wpłynąć na osiągnięcie zamierzonych celów.
2. Niezgodność z harmonogramem: Niewłaściwe zarządzanie czasem może prowadzić do opóźnień w realizacji poszczególnych etapów projektu. Ważne jest monitorowanie postępów i dostosowywanie harmonogramu, jeśli zajdzie taka potrzeba.
3. Błędy w zarządzaniu zasobami: Nieefektywne wykorzystanie zasobów ludzkich, finansowych i materialnych może prowadzić do trudności w realizacji projektu. Konieczne jest skrupulatne zarządzanie zasobami, dostosowywanie planów do dostępności środków oraz śledzenie wydatków.
4. Brak skutecznej komunikacji w zespole projektowym. Komunikacja odgrywa kluczową rolę w sukcesie projektu. Błędy w komunikacji, zarówno wewnątrz zespołu, jak i z opiekunem projektu reprezentującym Operatora Programu dotacyjnego, mogą prowadzić do nieporozumień, opóźnień czy konfliktów.
5. Nieprzewidziane ryzyka: Mimo starannej analizy ryzyka przed rozpoczęciem projektu, nieprzewidziane trudności mogą się pojawić w trakcie jego realizacji. Ważne jest elastyczne podejście i gotowość do dostosowywania działań w zależności od zmieniających się warunków.
6. Niewłaściwe monitorowanie postępów: Brak skutecznego systemu monitorowania postępów projektu może sprawić, że trudno będzie zidentyfikować ewentualne problemy na wczesnym etapie. Regularne raportowanie i analiza postępów są kluczowe dla skutecznego zarządzania projektem.
7. Brak zaangażowania zespołu: Jeśli członkowie zespołu projektowego nie są zaangażowani w projekt lub nie rozumieją jego celów, może to prowadzić do słabej wydajności i nieskutecznej współpracy. Ważne jest budowanie motywacji i zaangażowania zespołu.
8. Problemy w relacjach z partnerami: W przypadku projektów, które wymagają współpracy z partnerami zewnętrznymi, problemy w relacjach mogą prowadzić do trudności w realizacji wspólnych działań. Istotna jest transparentność, komunikacja i zrozumienie oczekiwań każdej strony.
9. Niedostateczne dostosowanie do zmian: Projekty często wymagają elastycznego podejścia, zwłaszcza gdy pojawiają się nieprzewidziane okoliczności. Elastyczność i dostosowania się do zmieniających się warunków może pomóc odzyskać kontrolę nad projektem.

Na tym etapie pojawiają się często problemy, których wnioskodawca mógł nie przewidzieć, lub na które nie miał wpływu. Umowa o dofinansowanie przewiduje możliwość dokonywania zmian w projekcie. Trzeba je jednak zgłosić przed umownym terminem zakończenia jego realizacji. Instytucja sprawdza wówczas, czy modyfikacje są możliwe. Wtedy zwykle podpisuje się aneks do umowy.

WAŻNE!

Podpisanie umowy o dotację to jedynie obietnica otrzymania dotacji.

Poprawne rozliczenie umowy gwarantuje otrzymanie dofinansowania.

 

 WNIOSKI O PŁATNOŚĆ – UNIKAJ TYCH BŁĘDÓW

W trakcie realizacji projektu beneficjent składa wnioski o refundacje poniesionych wydatków. Wtedy cyklicznie oceniana jest poprawność realizacji projektu. Zespół ekspertów sprawdza kwalifikowalność wydatków i zgodność zakresu rzeczowego z podpisaną umową o dofinansowanie.

Na etapie składania wniosków o płatność, może wystąpić kilka potencjalnych problemów, których warto unikać:

1. Niepełna dokumentacja: Składając wniosek o płatność, należy upewnić się, że wszelka dokumentacja, która ma być dołączona, jest kompletna. Brak wymaganych dokumentów, takich jak faktury, umowy czy dokumentacja z przebiegu procesu zamówień – wydłuży termin przekazania refundacji dotacji.
2. Niezgodność z warunkami umowy: Warto dokładnie przeczytać umowę o dofinansowanie i sprawdzić, czy wniosek o płatność jest zgodny z warunkami umowy. Nieprawidłowości w zakresie realizacji projektu lub niezgodności z zapisami umowy mogą utrudnić akceptację wniosku o płatność.
3. Błędy w kalkulacji kosztów: Wnioski o płatność często wymagają przeliczeń wynikających np. z realizacji zakupów w walutach innych niż PLN. Błędy w przelicznikach, kalkulacjach, nieuzasadnione koszty czy niezgodność z zapisami budżetu projektu mogą skutkować odrzuceniem wniosku o płatność.
4. Opóźnienie w składaniu wniosków: Obowiązkiem beneficjenta jest składanie wniosków nie rzadziej niż co 6 miesięcy. Nawet jeżeli w projekcie nie wystąpiły żadne wydatki należy złożyć wniosek sprawozdawczy. Ważne jest przestrzeganie zatwierdzonego harmonogramu składania wniosków o płatność i dostosowywanie się do wymagań instytucji finansującej.
5. Niedostateczna dokumentacja finansowa: Braki w dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki kwalifikowane jest najczęstszym powodem problemów podczas oceny i braku akceptacji wniosku o płatność. Warto dbać o rzetelność i przejrzystość dokumentacji finansowej projektu.
6. Brak wykazania wskaźników produktu i rezultatu: Jeśli wniosek o płatność nie jest poparty odpowiednimi wskaźnikami postępu projektu, utrudnia to jego ocenę i finalne skierowanie do refundacji. Warto regularnie monitorować zapisane w umowie o dofinansowanie wskaźniki i postępy projektu.
7. Błędy w zakresie podpisów i uprawnień: Cała korespondencja z instytucją finansującą jak i wnioski o płatność muszą być zgodne z wymogami dotyczącymi podpisów i uprawnień osób składających te dokumenty. Brak odpowiednich podpisów lub nieprawidłowe uprawnienia prowadzi do odrzucenia wniosku.

Oczywiście, istnieje możliwość poprawy wniosków o płatność i bieżącego wyjaśniania nieścisłości.

Ostatnim etapem fazy rozliczenia projektu jest wniosek o płatność końcową. Eksperci z instytucji finansującej analizują wniosek i przeprowadzają kontrolę realizacji projektu. Weryfikacji podlega stopień realizacji zakładanych we wniosku o dofinansowanie wskaźników. Jeśli zostaną stwierdzone nieprawidłowości, to beneficjent najpierw musi je usnąć, aby rozliczyć płatność końcową i cały projekt.

Trzeba pamiętać, że naruszenie zasad lub nieprawidłowości w realizacji projektu prowadzą do obniżenia dofinansowania tzw. korekty czy nawet wstrzymania płatności. W skrajnych przypadkach zdarza się nawet, że Instytucja finansująca decyduje się anulować finansowanie. W tej sytuacji beneficjent zwraca całość dotacji wraz należnymi odsetkami.

Dodatkowo, poprawność realizacji projektu jest weryfikowana poprzez kontrole. Instytucja udzielająca wsparcia ma prawo przeprowadzać wizyty monitoringowe.

 

WAŻNE!

 Pamiętaj o stosowaniu konkurencyjnych zasad wyboru wykonawców usług, dostaw i robót budowlanych

Sporządzaj dokumentację z wyboru najkorzystniejszych ofert.

 PODSUMOWANIE

Najczęstsze problemy z rozliczeniem projektu

• Zakupiłeś środki trwałe, roboty budowlane, wartości niematerialne i prawne o parametrach gorszych, niż zakładane we wniosku o dofinansowanie.
• Dokonałeś bez zgody Instytucji finansującej niedozwolonych zmian w projekcie.
• Nie spełniłeś wymaganych umową o dofinansowanie obowiązków informacyjno-promocyjnych w projekcie.
• Nie stosujesz terminów dostaw, usług i robót zapisanych w harmonogramie projektu załączonym do umowy.
• Zaliczyłeś wydatki poniesione na zakupy nieprzewidziane umową do wydatków kwalifikowanych.
• Nie prowadzisz wyodrębnionej ewidencji księgowej dla wydatków w projekcie poniesionych od momentu podpisania umowy o dofinansowanie.
• Nie założyłeś w banku wyodrębnionego dla projektu rachunku bankowego, który służy do obsługi projektu.
• Nie monitorujesz wskaźników produktu i rezultatu.
• Nieprawidłowo realizujesz zakupy bez zastosowania obowiązujących przepisów dotyczących zamówień publicznych.

Jak możemy pomóc?

Oferujemy:  

• Opracowanie wniosków o dofinansowanie projektów.
• Kompleksową analizę możliwości pozyskania dofinansowania z programów krajowych i regionalnych. 
• Opracowanie dokumentów koniecznych do ubiegania się o decyzję o wsparciu, w tym wniosku o wydanie decyzji, biznesplanu, innych wymaganych dokumentów oraz uczestniczenie w negocjacjach z podmiotem zarządzającym właściwą Specjalną Strefą Ekonomiczną.
• Kompleksowe wsparcie w procesie rozliczenia dotacji i ulgi podatkowej.

Zapraszamy do kontaktu telefonicznego 507-119-029 , mailowego flow@flowprojekty.eu lub w formie konsultacji on-line.

Zespół FLOW

Podobał Ci się ten artykuł? Udostępnij go innym. Użyj poniższych przycisków, zajmie to tylko chwilę.